Pet nasvetov za učinkovito poslovno komuniciranje
Poslovno komuniciranje je pomembna veščina
Se strinjate, da je učinkovito poslovno komuniciranje eno najbolj pomembnih orodij za doseganje zastavljenih ciljev? Oblikovanje strategij in poslovno načrtovanje sta nujno potrebna, a če bosta ostala na papirju, uspeh ne bo kar sam od sebe potrkal na vaša vrata.
1. Sporočilo naj bo jasno
Poznate občutek, ko na koncu pogovora ne veste, kaj je bilo pravzaprav bistvo sporočila oziroma kaj vam je sogovornik želel povedati? Kolikokrat se vam je zgodilo, da ste ga prosili, naj pove še enkrat? V past nerazumljivosti se ne bomo ujeli, če se bomo držali načela jasnosti. Delajmo kratke povedi, ki jim bo sogovornik lahko sledil. Skušajmo se izražati precizno in misli pregledno oblikovati. To je še zlasti pomembno pri zahtevnih temah, ko se moramo osredotočiti na razumljivost: izražajmo se preprosto, uporaba tujk morda govori o naši razgledanosti, a lahko zamegli bistvo sporočila. V eni sapi nikoli ne moremo povedati vsega, s preveč informacijami bomo v pogovor vnesli zmedo in se oddaljili od začrtanega cilja.
2. Bodite kratki
Reklo, da je čas denar, v poslovnem svetu ne bo nikdar iz mode. Na sestankih smo običajno omejeni s časom in si s sogovornikom ne moremo privoščiti preveč živahne razprave. Hkrati velja, da lahko z manj besedami povemo več in bolj učinkovito. V čem se skriva umetnost jedrnate pripovedi? Če želimo pridobiti sogovornikovo pozornost, moramo biti kratki, a še vedno razumljivi. K dolgoveznosti ali pripovedi brez repa in glave nas povečini ženejo strah, da zadeve ne bomo razložili dovolj nazorno, slaba pripravljenost na pogovor ali celo odsotnost bistva sporočanja. Poslovno komuniciranje ni poligon za improvizacijo, zato se na pogovor vedno dobro pripravite.
3. Pripovedujte zgodbe
Že res, da mora biti sporočilo, ki ga želimo posredovati sogovorniku, kratko in jedrnato. Zavedati pa se moramo tudi, da je poslovno komuniciranje, ki temelji samo na suhoparnem naštevanju dejstev ali golih argumentov, za sogovornika naporno in težko razumljivo. Brez konteksta sporočilo obvisi v zraku, sogovornik si ga težko zapomni in nanj ne naredi želenega vtisa. Če želite, da se bo vaš sogovornik vživel v pripoved in v njej prepoznal vrednost zase, uporabite prvine dobre zgodbe: pojasnjevalnemu uvodu naj sledi zaplet, ki ga opremite z nazornimi primerjavami, nato pa nakažite možne poti za uspešen razplet. Ljudje smo dojemljivi za prepričljivost besednih figur in znamo prepoznati vrednost dobrega humorja. Bodite pogumni in nagovarjajte sogovornikova čustva.
4. Bodite aktiven poslušalec
V procesu komuniciranja sta aktivno udeležena oba: govorec in poslušalec. Ali ste se kdaj zalotili, da ste med pogovorom z mislimi nehote odtavali drugam? Če želimo, da bo naše poslovno komuniciranje učinkovito, moramo aktivno sodelovati tudi v vlogi poslušalca. Aktivno poslušanje pomeni, da v celoti slišimo in razumemo pomen sporočila, ki nam ga sogovornik želi posredovati. Osredotočimo se na govorčevo pripoved in za čas pogovora pustimo svoje misli. Lastnost aktivnega poslušalca je, da ne skače v besedo, ampak počaka, da sogovornik konča svojo misel in šele nato poda svoj pogled na zadevo. Dober poslušalec pokaže zanimanje za pogovor s telesno govorico, spodbuja sogovornika s t. i. odprtimi vprašanji in si dela zapiske.
5. Ne pozabite na neverbalno poslovno komuniciranje
Govorica telesa je praoblika medsebojnega sporazumevanja. Kaj vam sporoča poslovni partner z izbiro obleke, modnih dodatkov, s telesno držo, z načinom hoje, s kretnjami rok ali z izrazom na obrazu? Če razumemo, kaj nam sogovornik sporoča s svojo telesno govorico, se bomo laže vživeli v njegove želje in pričakovanja ter bomo bolj suvereno stopili na pot učinkovitega partnerskega sodelovanja. Že res, da obleka ne naredi človeka, res pa je tudi, da si prvi vtis o sogovorniku ustvarimo v prvih petih sekundah srečanja. Izbira obleke kaže naš odnos do dela, do drugih ljudi in do sebe samega. Z držo ne izražamo samo notranjega počutja in razpoloženja, ampak tudi samozavest in celo družbeni položaj.
