Kaj vse nas je naučilo organiziranje dogodkov?
Organiziranje dogodkov ni mačji kašelj. Ne glede, ali gre za velik ali majhen dogodek, vsaka organizacija zahteva veliko časa, predanosti in živcev. In ker se skozi vsak nov projekt naučimo nekaj novega, z vami delimo nekaj dragocenih spoznanj, do katerih smo se dokopali skozi organiziranje dogodkov.
Prvi napotki za organiziranje dogodkov
Organizacije se lotite pravočasno, bi bil verjetno lahko glavni nasvet. Izkušnje zadnjih desetih let pravijo, da vsaj nekaj mesecev prej. In takoj na začetku določite ekipo, naloge in zadolžitve posameznikov ter časovni okvir celotnega poteka. Redni tedenski sestanki vam bodo pomagali, da boste vedno na tekočem, hkrati pa boste imeli dovolj manevrskega prostora za reševanje nepredvidljivih zapletov. Ki se bodo zgodili, verjemite.
Organizacija poslovnih dogodkov: ničesar ne prepustite naključju
Poslovni dogodki niso klasični dogodki, saj podjetja preko njih delajo vtis na udeležence in si z njimi dvigujejo ugled v javnosti. Organizacija poslovnih dogodkov je ena izmed najbolj zahtevnih, saj ni prostora za napake. Po izkušnjah svojih naročnikov lahko svetujemo, da organizacijo poslovnih dogodkov raje prepustite izkušenim strokovnjakom. Ne samo, da lahko čas, ki bi ga porabili za organizacijo, porabite za mreženje s poslovnimi partnerji; agencija za organizacijo dogodkov poskrbi za še tako majhne in na videz nepomembne malenkosti, ki ob koncu dneva udeležencem dajo edinstveno izkušnjo.
Organizacija prireditev: vedno imejte pripravljen načrt b
Organizacija takih in drugačnih prireditev nas je naučila, da moraš vedno imeti načrt B, včasih bi prišel prav tudi C. Med organizacijo vedno imejte v glavi vse možne scenarije oz. kaj lahko gre narobe in poiščite alternativne rešitve. Upoštevajte vse, od najbolj banalnih stvari, kot so vreme ali tehnične težave z opremo pa do bolj kompleksnih, na primer odpovedi posebnih gostov, parkiranja, pogostitve …
Organizacija novinarskih konferenc: kratko in jedrnato
Pri organizaciji novinarskih konferenc smo vedno pozorni na dve stvari: prvič, da tehnika in ozvočenje delujeta brezhibno, in drugič, da novinarjem zagotovite PR material tudi v pisni obliki. Tako ne bodo izpustili nobene pomembne informacije oz. kasneje ne bo prišlo do dezinformacij.
Organizacija team buildingov: poslušajte zaposlene
Namen team buildingov je povezovanje zaposlenih oz. poslovnih partnerjev skozi sproščeno druženje in reševanje nalog. Pri tem je pomembno, da temo team buildinga prilagodite drugim in ne sebi. Če si kot organizator team buildinga želite adrenalinskega spusta po Soči, morda vaši zaposleni ali partnerji v tem vidijo več strahu kot možnosti povezovanja.
Organizacija seminarjev: izhajajte iz prakse
Seminarje imamo še posebej radi, saj se pri pripravi ne učimo samo o organizaciji, temveč izvemo tudi kaj novega z drugih področij. V spominu nam vedno ostanejo tisti seminarji, ki so nam dali dobro teoretično znanje, podkrepljeno s primeri iz prakse. Dobra in aktualna vsebina je tista, ki naredi dogodek edinstven in kakovosten.
