Virtualni dogodki in kako jih uspešno organizirati
Virtualni dogodki še vedno zvenijo nekoliko futuristično, a so v zadnjem letu postali del našega vsakdana. Dogodek na spletu lahko danes ustvari vsak, da pa je uspešen in zanimiv za vse udeležence, se je treba nanj dobro pripraviti in upoštevati vse korake, ki so ključni tudi pri organizaciji dogodkov v živo.
Zagotovo se boste pri organizaciji vašega prvega digitalnega dogodka počutili zmedene, a to je normalno. V poplavi spletnih platform in možnosti, ki jih ponujajo, se marsikdo vpraša, katera vrsta digitalnega dogodka je sploh primerna za prireditev, ki jo načrtujete, in katero platformo izbrati. Načrtovanje virtualnih dogodkov na začetku zahteva malo več truda, ker pa smo v naši ekipi izpeljali že kar lepo število tovrstnih dogodkov, smo za vas zbrali ključne informacije, ki jih potrebujete za uspešno izvedbo digitalnega dogodka.
Kakšne vrste spletnih dogodkov poznamo?
Spletno izobraževanje ali tečaj
Tu gre za najbolj priljubljeno obliko virtualnega dogodka. Izobraževanje je lahko namenjeno skupini ljudi ali pa gre za individualni tečaj. Takšna vrsta spletnega dogodka lahko traja nekaj ur, zastavljena pa je lahko v živo, ali pa so posnetki posneti vnaprej in objavljeni na spletu. Ob zaključku pa udeleženci običajno prejmejo še certifikat.
Webinar ali predavanje
Spletni seminar oziroma webinar je video konferenca v živo, s katero želimo doseči večje občinstvo. Predstavitev se po navadi posname in po koncu dogodka si jo je mogoče ogledati na spletu ali celo prenesti. Veliko gostiteljev ob koncu vključi tudi možnost diskusije.
Spletne konference
Ključna razlika med konferenco in webinarjem je ta, da so konference primerne za manjše skupine udeležencev, kar omogoča bolj kakovostno dvosmerno komunikacijo med govorci in slušatelji. V programu lahko sodeluje več govorcev, izvedete lahko tudi ankete ali krajše delavnice v živo
Hibridni dogodki
Hibridni dogodki so dogodki, kjer se digitalni svet preplete s fizičnim. Takšni dogodki potekajo kot video prenos, ki je lahko posnet vnaprej ali pa se odvija v živo, kar omogoča interakcijo z udeleženci dogodka. V slednjem primeru gre lahko za koncert, gledališko predstavo, predajo donacije ali okroglo mizo. Lahko so odprtega ali zaprtega tipa (dostopni samo za skupino ljudi, ki do dogodka dostopa s povabilom na spletno platformo).
Projekcija filma
Ja, prav ste prebrali. Preko spletnih platform lahko organizirate tudi projekcijo filma. Projekcija je lahko odlična popestritev spletnih dogodkov, lahko pa jo organizirate samostojno. Ob tem vključite tudi moderatorja, ki bo pred samo projekcijo povedal nekaj uvodnih besed, ob zaključku filma pa izpelje diskusijo.
7 korakov do uspešne izvedbe virtualnega dogodka
I. Prava platforma za pravi dogodek
Najprej določite vrsto dogodka in poiščite ustrezno spletno platformo. Če gre za interni oziroma tedenski sestanek, bo zadostovalo, če ga skličete preko platforme Google Meet ali pa opravite video klic. Če gre za zahtevnejši dogodek ali webinar, raziščite, katera platforma ponuja najboljšo kakovost zvoka in slike. Ne pozabite na dobro internetno povezavo.
II. Pripravite vabilo
Tako kot za vsak dogodek, je sestavni del spletnih dogodkov vabilo. Vanj vključite ključne informacije, kot so datum in ura dogodka, preko katere spletne platforme se bo izvajal in kako poteka registracija. K vabilu lahko dodate tudi program dogodka.
III. Pripravite scenarij
To se morda sliši zelo filmsko, a scenarij, v katerem boste natančno zapisali potek dogodka in odgovornosti sodelujočih, vam bo izvedbo spletnega dogodka poenostavil. Tako se boste izognili morebitnim nejasnostim, obenem pa bodo vsi udeleženci, tako govorci, kot tudi vaša ekipa, seznanjeni z vsemi ključnimi koraki.
IV. Dogodek naj bo edinstven
Pri tovrstnih dogodkih se hitro zgodi, da slušatelji izgubijo pozornost. Vsebina vašega dogodka naj bo zato zanimiva. Če organizirate predavanje ali webinar, ga lahko popestrite z raznimi spletnimi orodji, ki bodo slušatelje spodbudila h glasovanju ali podajanju mnenj. Vključite lahko tudi aktivne odmore, med katerimi predstavite nekaj vaj, kako se lahko sprostijo pred zaslonom.
V. Spoznajte se z moderatorjem in govorci.
Ste že slišali rek, da je komunikacija ključ do uspeha? In to drži, kot pribito. Tako boste lahko vse govorce natančno seznanili s potekom dogodka in vašimi pričakovanji. Komunikacija bo bolj nemoteno potekala tudi med samim dogodkom, če slučajno pride do tehničnih težav.
VI. Testirajte in preverite tehniko
Pred dogodkom se z vsemi udeleženci dogovorite za testni dogodek. Preverite, ali vsem govorcem delujejo mikrofoni, slušalke, če je internetna povezava dobra. Preverite, ali so vsi udeleženci seznanjeni s potekom dogodka. Hkrati pa lahko na testu odpravite vse morebitne pomisleke, izboljšate potek, odgovorite na vprašanja udeležencev in zagotovite, da bo vse potekalo kot po maslu.
VII. Promocija
Če je vaš dogodek namenjen širši javnosti ga oglašujte. Ob tem je pomembno, da si zastavite ključne oglaševalske cilje, preko katerih spletnih platform boste izvajali oglaševanje, kakšen je vaš proračun in kdo je vaša ključna ciljna skupina.
Bonus namig: Analizirajte
Po zaključenem dogodku lahko udeležencem pošljete kratko anketo s ključnimi vprašanji, kako jim je bil dogodek všeč, kaj bi izboljšali, kaj spremenili. Povratna informacija udeležencev je namreč ključna za izboljšanje vaših prihajajočih dogodkov.
